TECNICAS SECRETARIALES

QUE TECNICAS SECRETARIALES APRENDIO EN ESTE TALLER? MENCIONELAS

Prestar asistencia secretarial a la alta gerencia, planificando y ejecutando actividades administrativas y aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la unidad.
FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Redactar correspondencia, informes, memorando, oficios, documentos varios de mediana complejidad.
Transcribir a máquina o en el computador la correspondencia, oficios, memorandos, informes y documentos varios de la dependencia.
Llevar registros de actas, informes, recaudos y expedientes.
Recibir y verificar la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, recaudos consignados por estudiantes y personal de la institución.
Revisa la correspondencia y/o de su superior.
Distribuir la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, previa revisión y/o firma de su superior.
Envíar la correspondencia, oficios, circulares, memorandos, convocatorias, agenda de consejos y otros documentos.
Llevar el control de archivos generales y confidenciales.
Preparar carpetas contentivas de los recaudos de casos o informes requeridos por su superior o usuarios de la dependencia.
Revisar y ordenar los casos que van a ser incluidos en la agenda del consejo y reuniones.
Revisar y analizar expedientes académicos y administrativos, cuando el caso lo amerite.
Elaborar actas de reuniones, actas de comisión delegada y otros documentos de mayor complejidad.
Coordinar todo lo relativo a reuniones o sesiones de comisión delegada y las audiencias con su superior.
Elaborar agenda.
Informar al personal docente, y a estudiantes, de los recaudos que según el tipo de solicitud se deben presentar para su discusión y aprobacion
Custodiar actas originales, aprobadas en reuniones
Recibir la nómina de pago del personal de la unidad.
Recibir los cheques por cualquier concepto a favor de la unidad.
Controlar y tramitar reposición de caja chica y/o fondo de trabajo.
Tomar dictados.
Realizar llamadas telefónicas.
Atender llamadas telefónicas.
Tramitar citas, entrevistas y solicitudes de audiencias de su superior con otros organismos, personalidades, etc.
Atender visitas y público en general.
Asistir a su superior en reuniones.
Colaborar en la organización de eventos, talleres, seminarios, conferencias, etc.
Organizar eventos sociales, brindis, almuerzos, relacionados con el trabajo y convocados por su superior.
Tramitar solicitud de vehículos, pasajes, alojamiento, viáticos, en caso de movilización de su superior o personas autorizadas por el mismo.
Elaborar las requisiciones internas de compra, órdenes de pago, de las dependencias adscritas a la unidad.
Mantener contacto permanente con el departamento de compras y el de mantenimiento para satisfacer las necesidades de la oficina.
Distribuir el trabajo del personal a su cargo.
Supervisar directa y constantemente al personal a su cargo.
Supervisar el mantenimiento de la oficina.
Llevar el control de los permisos solicitados por el personal.
Transcribir y acceder información operando un microcomputador.
Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidas por la organización.
Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas.
Realizar cualquier otra tarea afín que sea asignada.
Muchas gracias a todo el equipo de FUNDESE; Aída Franco